Pratonton cetakan (print preview) menunjukkan rupa halaman pada kertas. Limpahan (overflow) bermaksud sesuatu tidak muat: jadual lebih lebar daripada margin, teks terpotong, atau beberapa baris ditolak ke halaman tambahan. Semakan ini ialah langkah terakhir dalam penghasilan dokumen, dan di sinilah anda menangkap kesilapan daripada setiap pelajaran terdahulu.
Apakah yang perlu dicari?
- Limpahan lebar: jadual atau imej yang melintasi margin kanan.
- Limpahan panjang: halaman akhir hanya mengandungi satu atau dua baris, atau satu baris jadual.
- Teks terpotong: perkataan terpotong dalam sel yang tingginya tetap.
- Baris berpecah: satu baris terputus merentas dua halaman.
- Pengepala dan pengaki: ada dan betul pada setiap halaman.
- Bilangan halaman: sepadan dengan arahan, jika arahan menyatakannya.
Langkah demi langkah
- Buka pratonton cetakan dan pergi ke halaman pertama.
- Lalui setiap halaman. Zum pada jadual.
- Bandingkan bilangan halaman dengan arahan.
- Tulis setiap masalah dan betulkan dalam dokumen.
- Buka pratonton sekali lagi dan ulang sehingga tiada lagi masalah.
Contoh berlangkah
Nombor rekaan. Sebuah halaman mempunyai tinggi teks 247 mm dan setiap baris teks isi setinggi 5 mm termasuk jarak.
Langkah 1. Baris setiap halaman = 247 ÷ 5 = 49.4, jadi 49 baris penuh.
Langkah 2. Dokumen mempunyai 100 baris. Dua halaman memuatkan 49 × 2 = 98 baris.
Langkah 3. 100 − 98 = 2 baris tersisa, jadi halaman ketiga hanya memuatkan dua baris.
Langkah 4. Pembetulan: kurangkan sedikit jarak perenggan supaya 100 baris muat pada dua halaman, atau pendekkan teks. Jangan kecilkan fon di bawah saiz yang diberi arahan.
Langkah 5. Pratonton semula: dua halaman, pengaki “Halaman 1 daripada 2” dan “Halaman 2 daripada 2”.
Bagi lebar: jadual dengan lajur 60, 45, 40 dan 35 mm ialah 180 mm lebar. Lebar teks ialah 170 mm, jadi ia melimpah sebanyak 10 mm. Sempitkan lajur supaya jumlahnya 170 mm atau kurang.
Kesilapan yang lazim
Seorang pelajar menyemak dokumen pada skrin sahaja dan menghantarnya.
Hasil yang salah: jadual melangkaui margin kanan sebanyak 10 mm pada kertas, dan satu baris sesat berada di halaman 3.
Pembetulannya ialah sentiasa membuka pratonton cetakan, melalui semua halaman, dan membetulkan sebelum menghantar.
Semak sendiri
1. Tinggi teks ialah 247 mm dan setiap baris 5 mm. Dokumen mempunyai 150 baris. Berapa halaman diperlukan?
Tunjukkan jawapan
49 baris setiap halaman. 49 × 3 = 147, jadi 3 baris tumpah ke halaman keempat.
2. Jadual berlebar 172 mm dalam lebar teks 170 mm. Berapakah limpahannya?
Tunjukkan jawapan
172 − 170 = 2 mm.
3. Mengapa melihat skrin sahaja tidak mencukupi?
Tunjukkan jawapan
Pandangan skrin boleh menyembunyikan pemisah halaman, margin dan limpahan. Pratonton cetakan menunjukkan sempadan halaman yang sebenar.
Ke mana selepas ini?
Cuba set latihan penghasilan dokumen untuk menggabungkan semua semakan. Untuk menyunting dokumen yang siap, lihat penyuntingan dan penyemakan dokumen. Gunakan penyemak tugasan praktikal dan bukti ICT sebagai senarai semak akhir.
Jika anda sering kehabisan masa sebelum sempat membuka pratonton, tuisyen ICT dalam talian satu dengan satu boleh memberi latihan bermasa dengan maklum balas pada setiap langkah.